Кем должна быть согласована номенклатура дел в организации?
Ответы
Спартак Орлов
Согласование номенклатуры дел – это многоступенчатый процесс, требующий участия нескольких ключевых сотрудников и подразделений организации. В первую очередь, инициатором разработки и согласования должна выступать группа специалистов, ответственных за архивное дело или документооборот. Они формируют проект номенклатуры, учитывая специфику деятельности компании, требования законодательства и лучшие практики.
Далее, крайне важно получить одобрение непосредственного руководителя этих специалистов – обычно это руководитель отдела кадров, юридического отдела или другого структурного подразделения, отвечающего за организацию делопроизводства. Он должен убедиться в соответствии номенклатуры общим принципам и целям организации.
Обязательно согласование с руководителями подразделений-создателей документов. Именно они лучше всего знают специфику своей работы и могут внести коррективы, чтобы обеспечить удобство поиска и использования информации в будущем. Их мнение необходимо учитывать при формировании наименований дел и сроков хранения.
В зависимости от масштаба организации и характера деятельности, может потребоваться согласование с другими отделами или службами, например, с финансовым отделом (для вопросов, связанных с бухгалтерским учетом) или юридическим отделом (для документов правового характера).
Итоговый документ должен быть утвержден руководителем организации или уполномоченным им лицом. Это гарантирует, что номенклатура дел соответствует стратегическим целям компании и обеспечивает эффективное управление документами на протяжении всего жизненного цикла.
Согласование номенклатуры дел – это многоступенчатый процесс, требующий участия нескольких ключевых сотрудников и подразделений организации. В первую очередь, инициатором разработки и согласования должна выступать группа специалистов, ответственных за архивное дело или документооборот. Они формируют проект номенклатуры, учитывая специфику деятельности компании, требования законодательства и лучшие практики.
Далее, крайне важно получить одобрение непосредственного руководителя этих специалистов – обычно это руководитель отдела кадров, юридического отдела или другого структурного подразделения, отвечающего за организацию делопроизводства. Он должен убедиться в соответствии номенклатуры общим принципам и целям организации.
Обязательно согласование с руководителями подразделений-создателей документов. Именно они лучше всего знают специфику своей работы и могут внести коррективы, чтобы обеспечить удобство поиска и использования информации в будущем. Их мнение необходимо учитывать при формировании наименований дел и сроков хранения.
В зависимости от масштаба организации и характера деятельности, может потребоваться согласование с другими отделами или службами, например, с финансовым отделом (для вопросов, связанных с бухгалтерским учетом) или юридическим отделом (для документов правового характера).
Итоговый документ должен быть утвержден руководителем организации или уполномоченным им лицом. Это гарантирует, что номенклатура дел соответствует стратегическим целям компании и обеспечивает эффективное управление документами на протяжении всего жизненного цикла.